Amministratore e Ufficio didattico

1La scrivania

1. Dopo l’accesso al pannello trovi «Cose da fare»: pratiche da assegnare, verbali da firmare, convenzioni, tutorato.
2. I moduli (Eventi, Formazione Scuola Lavoro, Didattica, Gestione del portale) si aprono dalle card.

2Come è fatto il pannello: «Cosa devo fare», «Altro» e «Scarica»

1. Ogni area del pannello si apre su «Cosa devo fare»: poche schede con un numero e un pulsante. Le schede rosse aspettano te, quelle gialle aspettano qualcun altro (non devi fare altro), quelle con 0 sono a posto.
2. Il pulsante grande di una scheda ti porta direttamente alla cosa da fare. Sotto le schede trovi l’elenco di tutte le sezioni, con una riga che dice a cosa servono (in Didattica anche Tirocini).
3. Le azioni che servono di rado (modificare, duplicare, archiviare, eliminare, stampare, scrivere a tutti) sono nel menu «Altro». Il pulsante «Elimina» è sempre in fondo e in rosso.
4. Ogni elenco si scarica dal menu «Scarica» in Excel, PDF o CSV. Se hai spuntato alcune righe o filtrato l’elenco, il file contiene solo quelle.

Il menu a sinistra non cambia: le voci sono sempre le stesse. «Cosa devo fare» è la prima voce di ogni modulo.

3Didattica: le pratiche e le sedute

1. Da «Cosa devo fare» apri le pratiche da lavorare o da assegnare: ogni pratica dice in alto cosa fare adesso e ha un solo pulsante per farlo.
2. Per passare la pratica a un’altra persona apri il riquadro «Passa la pratica a un’altra persona»: sceglie il passo, l’operatore e, se vuoi, una nota interna.
3. Una seduta ha sette passi (convocazione, presenze, cosa è stato detto, pratiche e decisioni, esiti agli studenti, verbale, firme): in alto vedi il passo corrente con il pulsante «Vai al passo».
4. Dalla seduta, «Scarica» dà il verbale in Word e l’elenco delle pratiche in Excel, PDF o CSV.

4Tutorato: le lettere di incarico

1. «Cosa devo fare» mostra le lettere per punto dell’iter: da inviare, aspettano lo studente, da firmare, da protocollare, da validare e pagare.
2. Il percorso è lo stesso per tutti i bandi: vincitore, lettera, conferma dello studente con SPID/CIE, firma del docente, firma del Direttore, protocollo, registro e fine attività, UNILAV e pagamento.
3. Con l’iter per Uniticket in più c’è la presa di servizio da verificare prima di inviare la lettera, e a firme finite lettera e modello SCAFIS da allegare su Uniticket; poi il percorso è identico.

5Formazione Scuola Lavoro: le convenzioni con le scuole

1. La prima schermata mostra quattro schede: da prendere in carico (la scuola ha caricato il PDF firmato), da protocollare (ha firmato il Direttore), dal Direttore per la firma (non devi fare altro), scuole senza convenzione.
2. Apri la scheda di una scuola: vedi i cinque passi (la scuola compila, tu protocolli, il Direttore firma, tu registri, fatto) e un riquadro con l’unica cosa da fare adesso.
3. Il registro ha l’interruttore In vigore / Scadute, la ricerca e «Scarica»; le convenzioni in scadenza hanno il pulsante «Rinnova».
4. Nel menu «Altro»: registrare una convenzione già firmata fuori dal portale, ricordare a tutte le scuole di caricare il PDF, controllare le iscrizioni senza convenzione, i testi delle email.

6Eventi, iscritti e statistiche

1. Nella dashboard dell’area le schede in alto dicono cosa fare: iscrizioni da approvare, messaggi da leggere, attestati da controllare, turni dei prossimi 7 giorni.
2. In «Eventi e turni» ogni evento ha il pulsante Modifica e il menu Altro (scheda pubblica, duplica, archivia, elimina); anche ogni turno ha Modifica e un menu (QR dell’aula, duplica, elimina). Le «Sezioni» per raggruppare gli eventi sono in un riquadro che si apre solo se serve.
3. In «Iscritti e presenze» ogni riga ha un pulsante principale (Approva se la richiesta aspetta te, altrimenti Apri) e un menu con ricevuta, messaggi, attestato, annulla ed elimina. In alto: «Aggiungi un iscritto», «Scanner», «Altro» (scrivi a tutti, badge, attestati) e «Scarica».

7Gestione del portale

1. La prima schermata mostra: controlli del sito da guardare, email non partite nell’ultima settimana, persone non più in anagrafe e Direttore da indicare.
2. In «Sistema» le impostazioni di invio (SMTP) sono in un riquadro chiuso: si aprono solo se cambia il server di posta.

8Moduli e iter delle pratiche

1. In Didattica, «Moduli e documenti»: ogni pratica nasce inattiva. Aprila con «Anteprima», controlla campi e testi e attivala quando va bene.
2. Dalla procedura guidata a sette passi cambi campi, iter (chi la lavora e in che ordine), testo del verbale ed email. Con «Copia» parti da una pratica simile.
3. Gli uffici e le persone si indicano in «Ufficio e ricevimento»: l’ufficio protocollo, quelli dei corsi di studio, Internazionalizzazione, Ufficio attestati.
4. I certificati sono una sola pratica con tendina (iscrizione, laurea, rinuncia); la tesi unisce richiesta, Conservazione e Restauro e variazione.

9Il mio lavoro nell’area personale

1. Dopo l’accesso, nell’area personale trovi la scheda «Il mio lavoro»: una tessera per ogni cosa che gestisci (pratiche degli studenti, protocollo, sedute e verbali, convenzioni, tutorato, assistenza), con il numero delle cose che aspettano.
2. I pulsanti sotto la tessera sono tutte le azioni che puoi fare e aprono subito la vista giusta (per esempio «Da assegnare», «Assegnate a me», «Nuova seduta»). Se gestisci un’area, la sua tessera ha iscritti e presenze, scanner, messaggi, sondaggi, statistiche e, se puoi, «Nuovo evento» e «Nuovo progetto». Si lavora nella stessa pagina di sempre, con gli stessi permessi; in alto c’è il pulsante Area personale per tornare.
3. La scheda compare solo a chi ha almeno una cosa da gestire. In Gestione del portale → Area personale puoi spostarla, spegnerla o limitarla a un profilo.

10Riepilogo settimanale con l’agenda

1. In Gestione del portale → Email e promemoria trovi «Riepilogo settimanale con l’agenda», spento di partenza: lo accendi tu con un pulsante (e lo spegni quando vuoi).
2. Da acceso, l’email settimanale «Da fare per te» porta anche gli appuntamenti dei sette giorni a venire (eventi, aule, ricevimenti, scadenze) e arriva anche a chi ha solo qualcosa in agenda, studenti compresi, con il testo «La tua settimana». Ognuno può disiscriversi dal link in fondo; i testi si cambiano in «Email».

Non cambia i promemoria al Direttore e agli uffici: quelli si sospendono dalla scheda «Promemoria al Direttore e agli uffici».

11Uffici e persone

1. In Gestione del portale → Uffici e persone crei gli uffici del Dipartimento (Direzione, protocollo, uffici dei corsi di studio, segreteria…) e di Ateneo (pagamenti…): una volta sola, poi si richiamano ovunque.
2. Le persone si scelgono sempre dall’anagrafe di Ateneo (non c’è l’inserimento a mano). Una persona può stare in più uffici.
3. Per gli uffici che lavorano le pratiche indichi anche i compiti (pratiche, sedute, ricevimento, bandi) e i corsi di studio seguiti: senza compiti la persona è nell’ufficio e riceve gli avvisi, ma non apre il pannello Didattica.
4. La Direzione (Direttore e vice direttore) e la segreteria di direzione sono uffici fissi: da lì si imposta chi firma e si attiva «Direttore assente».
5. Gli stessi uffici si scelgono nell’iter dei moduli, nel bando di tutorato (ufficio che paga), tra i responsabili di una risorsa e per le convenzioni FSL (ufficio convenzioni).

Un ufficio che è nell’iter di un modulo, ha pratiche in corso, paga un bando o è responsabile di una risorsa non si può eliminare: il portale dice dove è usato.

12Cambiare il testo di un’email

1. In Gestione del portale → Testi delle email trovi tutte le email che il portale invia, divise per modulo (Didattica, Tutorato, Convenzioni, Risorse, Eventi e iscrizioni, Direzione e sistema). I moduli sono schede in alto (Tutorato, Didattica, Convenzioni, Risorse, Eventi e iscrizioni, Direzione e sistema): la scheda in cui eri resta aperta quando torni dall’editor. Per ogni email c’è scritto quando parte e a chi arriva; la ricerca in alto cerca in tutti i moduli. Dalle pagine dei moduli il pulsante «Testi delle email» apre l’elenco già limitato a quel modulo.
2. Apri un’email: cambi l’oggetto, il testo e (se c’è) la scritta del pulsante. I dati che cambiano da persona a persona (nome, bando, date…) si inseriscono con i segnaposto tra doppie graffe, per esempio {{tutor}}: clicca il segnaposto a destra per inserirlo dove si trova il cursore. Il testo si scrive semplice: una riga vuota separa i paragrafi, **così** è il grassetto, le righe che iniziano con - sono un elenco, quelle con > una citazione evidenziata. Le email degli eventi si scrivono con l’editor e usano segnaposto a graffa singola, come {NOME}.
3. Anteprima mostra l’email con dati d’esempio senza salvare; Inviami una prova la manda al tuo indirizzo; Salva la rende valida da subito; Ripristina l’originale torna al testo scritto dal portale. Ogni modifica resta nel registro attività con chi l’ha fatta.
4. Alcune email degli eventi (attestato, sondaggio) sono facoltative: hanno la spunta «Invia questa email» e senza la spunta non partono.

Chi gestisce un modulo (Didattica, tutorato, convenzioni) cambia le email del proprio modulo; le altre le cambiano gli amministratori. Il link del pulsante e le parti preparate dal portale (tabelle, elenchi) non si modificano da qui.

13Prenotazioni e risorse

1. Ogni risorsa ha orari, durata dello slot, approvazione sì/no e, se vuoi, la ripetizione (settimanale, ogni due settimane, mensile).
2. Le liste d’attesa funzionano da sole: non c’è nulla da configurare. Il responsabile e il Direttore vedono le richieste ferme.

14Backup e ripristino

1. Ogni notte il portale esporta il database, comprime i file del sito (comprese le cartelle uploads con verbali, convenzioni e allegati) e li copia sul NAS. Una copia cifrata del solo database arriva per email agli indirizzi indicati.
2. Dopo ogni backup viene verificato: il file del database si rilegge per intero e lo ZIP dei file si riapre. Se qualcosa non torna ricevi un’email e lo vedi in «Sistema».
3. Una volta al mese conviene provare il ripristino (non tocca il portale): php strumenti/ripristina_backup.php prova backup_DB_…sql.gz importa il database in un database di prova e confronta tabelle e righe.
4. Per i file: php strumenti/ripristina_backup.php file backup_SITO_…zip cartella_nuova li estrae in una cartella a parte, da cui si copiano quelli che servono.
5. Il ripristino vero del database cancella e ricrea le tabelle: … database backup_DB_…sql.gz --sovrascrivi-il-database-del-portale. Si usa solo dopo aver provato il backup; poi si svuota la cartella cache e si apre il portale.

Il backup completo dipende dalle variabili nel file .env: BACKUP_NAS_PATH (cartella del NAS), BACKUP_EMAIL e BACKUP_PASSWORD (almeno 12 caratteri) per la copia cifrata del database.